Notice d'information aux adhérents et aux usagers des services mutualistes de la MDF

relative aux données à caractère personnel

Dans le cadre de l’exécution du contrat de santé complémentaire, la Mutuelle des Fonctionnaires (MDF), en sa qualité de Responsable de Traitement, va utiliser et stocker des informations vous identifiant personnellement et pouvant concerner votre vie privée comme votre vie professionnelle (par exemple : vos nom, date de naissance, coordonnées personnelles et professionnelles, situation familiale, données de santé, etc.).

Lorsqu’elles sont susceptibles de vous identifier, ces informations sont des Données à Caractère Personnel, ci-après « vos données ».

La MDF veille au respect de la réglementation sur la protection des Données à Caractère Personnel et entend assurer une gestion responsable et transparente de ses fichiers (informatiques et papier) portant sur vos données.

Cette notice d’information vous explique pourquoi la MDF a besoin de vos données, comment vos données sont utilisées et protégées, combien de temps elles sont conservées et les droits dont vous disposez.

Qui traite vos données ? Qui est le point de contact ?

Vos données à caractère personnel (ci-après vos « données ») sont traitées par la MDF, 28, rue Olry – Vallée du Génie – BP N2 – 98851 Nouméa Cedex. La MDF traite vos données en qualité de Responsable de Traitement.

Pour toute question en lien avec la collecte et le traitement de vos données opérés par la MDF, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données par courrier électronique à l’adresse suivant dpo@mdf.nc ou par courrier postal au : 28, rue Olry – Vallée du Génie – BP N2 – 98851 Nouméa Cedex.

A quelles fins et sur quels fondements sont traitées vos données ? Pour combien de temps sont elles conservées ? A qui sont-elles transmises ?

Dans le cadre de la souscription, de la gestion et du suivi du contrat collectif ou individuel de santé complémentaire, la MDF a besoin de recueillir vos données pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Gérer votre souscription et celle de votre famille à la complémentaire santé de la MDF : obligations légales & exécution de contrat
Assurer la gestion administrative, financière et médicale des cotisations dues, des droits à prestation et des prestations allouées aux bénéficiaires et à leur ayant droit affiliés à la MDF (complémentaire santé MDF et prestations de base CAFAT) : exécution de contrat
Gérer le remboursement des prestations de santé et le tiers-payant : exécution de contrat
Renouveler les instances de la MDF : obligation légale
Gérer les réclamations : exécution de contrat
Gérer les incidents adhérents : intérêt légitime
Gérer les opérations de communication : intérêt légitime
Gérer les services en ligne : exécution de contrat
Informer sur les évolutions des services : intérêt légitime

Prestations de la crèche :

Dans le cadre de l’inscription de votre enfant, de la gestion et du suivi de votre enfant au sein de la crèche, la MDF a besoin de recueillir vos données ainsi que celles de votre enfant pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Gérer l’inscription et le dossier administratif de l’enfant : exécution de contrat
Gérer l’accueil quotidien de l’enfant : exécution de contrat
Gérer le dossier médical de l’enfant : exécution de contrat
Utiliser les images des enfants pour la communication interne et externe : consentement et autorisation de droit à l’image
Mettre en place une vidéosurveillance : intérêt légitime pour la sécurité des enfants

Prestations de services périscolaires :

Dans le cadre de l’inscription de votre enfant, de la gestion et du suivi de votre enfant au sein du centre périscolaire, la MDF a besoin de recueillir vos données ainsi que celles de votre enfant pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Gérer l’inscription et le dossier administratif de l’enfant aux activités périscolaires proposées par la MDF pour les adhérents de la MDF et des mutuelles conventionnées : exécution de contrat
Gérer l’accueil quotidien de l’enfant : exécution de contrat
Gérer les demandes d’autorisation parentale : exécution de contrat
Gérer le dossier médical de l’enfant : exécution de contrat

Prestations d’hébergement :

Dans le cadre de vos demandes de réservation d’hébergement, de la gestion et du suivi de votre séjour, la MDF a besoin de recueillir vos données pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Gérer les réservations et les séjours d’hébergement : exécution de contrat
Gérer les réservations et les séjours pour raison médicale : exécution de contrat
Gérer les candidatures et les locations de la résidence senior de Trianon : exécution de contrat
Mettre à disposition le Wifi pour les locataires du Centre Vacances Famille de Poé et du site de Dumbéa Mutualité de Dumbéa-sur-mer : exécution de contrat
Gérer le ménage des logements (pour le centre de vacances famille de Poé et Dumbéa-sur-mer) : intérêt légitime
Mettre en place un dispositif de vidéo surveillance pour site de Dumbéa Mutualité de Dumbéa-sur-mer : intérêt légitime
Gérer les accès aux locaux du service et aux hébergements : intérêt légitime

Prestations médicales et dentaires :

Dans le cadre de vos consultations au cabinet médical ou au cabinet dentaire, la MDF a besoin de recueillir vos données pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Gérer les RDV
Gérer les soins et les dossiers patients
Gérer le tiers payant ou la forfaitisation avec la facturation aux caisses

Prestations de la pharmacie :

Dans le cadre de vos achats à la pharmacie, la MDF a besoin de recueillir vos données pour des finalités spécifiques et de les conserver pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte (en tenant compte des éventuelles obligations de conservation de certaines informations).

Ci-dessous les finalités pour lesquelles vos données sont traitées :

Mettre à jour les droits des patients dans le logiciel de la pharmacie
Enregistrer la vente des produits et des médicaments
Gérer le tiers payant avec la facturation aux caisses

La MDF prend les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données collectées et notamment leur confidentialité, c’est-à-dire s’assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.
Seules les personnes habilitées en raison de leurs activités au sein des services compétents de la MDF, en charge des traitements correspondants, ont accès à vos données dans la limite de leurs habilitations.

Les données peuvent être transférées selon les besoins du traitement à des prestataires de service, à des tiers institutionnels tels que la CAFAT, les professionnels de santé liés à la MDF par convention de dispense d’avance de frais, ainsi qu’à votre employeur (contrats collectifs) en cas d’évolution de la composition familiale qui a un impact sur le taux de cotisation appliqué à votre rémunération.

Êtes-vous dans l’obligation de fournir vos données et quelles seraient les conséquences d’une non fourniture des données de votre part ?

Pour les traitements liés à une obligation légale, la fourniture de vos données est obligatoire.
Pour les traitements nécessaires à l’exécution du contrat, la fourniture de vos données conditionne la conclusion du contrat, vous êtes ainsi tenu de les fournir. A défaut, le contrat ne pourra pas être conclu.
Pour les traitements basés sur l’intérêt légitime de la MDF, vous êtes tenus de fournir vos données (sauf exercice du droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière). A défaut, le service rendu sera dégradé.
Pour les traitements basés sur votre consentement, vous n’êtes pas tenus de fournir vos données. En cas de non-fourniture des données, la MDF ne sera pas en mesure de vous délivrer les services en question.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

La MDF ne transfère pas Vos Données en dehors de l’Union européenne.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous bénéficiez de droits vis-à-vis des traitements de ses données par la MDF.
La MDF dispose d’un mois pour accéder à votre demande.
Compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, la MDF vous informera, sous un mois, de ce report et de ses motifs.

Vous disposez des droits indiqués ci-après :

Accéder à l’ensemble de vos données et en demander une copie ;
Rectifier vos données ;
Demander la suppression de vos données ;
Demander la portabilité de vos données, pour les traitements reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ;
Demander la limitation du traitement de vos données ;
Retirer votre consentement à tout moment pour les traitements basés sur votre consentement;
Donner des directives relatives au sort de vos données après votre mort.

Vous avez également la possibilité de vous opposer, à tout moment :

Aux traitements à des fins de prospection mis en œuvre par la MDF ;
Pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime de la MDF.

Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité de contrôle française est la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 | www.cnil.fr.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, merci de contacter dpo@mdf.nc par courrier électronique ou postal en indiquant, vos nom, prénom, coordonnées de contact.

DOC-PAM-015-02 V3